Consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del Reg. UE 679/2016

1. Titolare del Trattamento e oggetto del trattamento

Associazione EPTAS – Esperti della Prevenzione per la Tutela dell’Ambiente e della Salute
via Gioacchino Volpe n. 10, 56121 Ospedaletto (PI)  –  tel. (+39) 327/8903360  –  fax 050/3136014
email: info@eptas.it  –  pec: eptas@messaggipec.it  –   sito web: www.eptas.it

2. Oggetto del Trattamento

EPTAS è la titolare del trattamento dei dati personali forniti da chi presenta la richiesta di adesione, per i quali si intendono quelli forniti durante la registrazione quale associato e le successive modifiche e/o integrazioni da parte dell’associato stesso, che, a titolo esemplificativo, consistono in:

• nome/cognome, ragione sociale;
• indirizzo, indirizzo di posta elettronica e/o numero di telefono;
• luogo, data di nascita e codice fiscale;
• eventuali altri dati personali che ci verranno forniti;

Non sono trattati dati sulla salute e in generale categorie particolari di dati personali (dati sensibili, biomedici, generici e penali) richiamati dall’articolo 9 del Regolamento Europeo sulla Privacy UE 20169/679. Il trattamento dei dati è limitato a quanto strettamente necessario alle finalità descritte nella presente informativa al fine di assicurare i servizi richiesti.

3. Finalità del trattamento e base giuridica

II trattamento cui saranno sottoposti i Suoi dati personali sono finalizzati esclusivamente all’espletamento delle:

A)

• attività connesse alla finalità associativa;
• erogazione servizi richiesti dal socio ed invio note tecniche;
• successiva gestione degli adempimenti amministrativi, contabili, fiscali (quali fatturazione dei servizi erogati);
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
• esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;
• limitatamente ai dati particolari, unicamente per quanto strettamente necessario per esercitare o difendere un Suo diritto.

B)

• Solo previo specifico e distinto consenso (artt. 23 e 130 Codice Privacy e art. 7 GDPR), per le seguenti Finalità di Marketing: inviare via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi.

4. Modalità del Trattamento e base giuridica

• I dati personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici (ivi compresi dispositivi portatili) registrati nel libro soci e/o in appositi registri, ed archiviati da EPTAS tutti protetti da un sistema di sicurezza e di password robuste e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio e per non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing.

5. Accesso ai dati

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui all’art. 3A) e 3B) a:

• nostri consulenti professionali: commercialista e consulenti legali e tecnici;
• soggetti terzi che erogano i corsi ed enti che rilasciano qualifiche;
• istituti di credito utilizzati per la gestione dei pagamenti;
• Autorità di Vigilanza e controllo se richiesto dai casi previsti dalle normative vigenti;
• ai fornitori di servizi terzi che li elaboreranno per conto dell’azienda per gli scopi indicati in precedenza;
• soggetti terzi che gestiscono la rete informatica, gestori di sistemi informatici centralizzati, fornitori di servizi di assistenza di SW e HW;
• nel caso in cui la nostra attività o una parte della stessa sia integrata con un’altra società o associazione, le informazioni che la riguardano saranno divulgate ai nostri consulenti e a quelli dell’altra società/associazione, e saranno trasferiti se del caso.

6. Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 24 lett. a), b), d) Codice Privacy e art. 6 l  lett. b) e c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 3A) a Organismi di vigilanza (quali IVASS), Autorità giudiziarie o amministrative per l’adempimento di obblighi di legge, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette, a consulenti e commercialisti che si occupano della tenuta della contabilità del professionista o altri legali che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I Suoi dati non saranno diffusi, né saranno soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione. L’elenco completo e aggiornato dei soggetti a cui i Suoi dati personali possono essere comunicati può essere richiesto scrivendo all’indirizzo e-mail: info@eptas.it.

• I dati personali, per espressa disposizione del Ministero dello Sviluppo Economico, saranno pubblicati on line sul sito dell’associazione www.eptas.it sotto la voce “ELENCO SOCI”, limitatamente a:

• • numero iscrizione,
  • nome e cognome,
  • Regione di appartenenza.

7. Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

I dati personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento. In alcuni casi siamo tenuti a conservare alcune informazioni come richiesto dalla legge e per un tempo ragionevolmente necessario per soddisfare i requisiti legali, per risolvere controversie, evitare frodi ed abusi ed implementare i nostri termini e condizioni.

Potremmo trattare i dati personali per un breve periodo oltre il periodo di conservazione specificato, per permettere la revisione delle informazioni e per consentirne la cancellazione. Dopo che la conservazione dei dati non sarà più necessaria, li cancelleremo in modo sicuro in base alla nostra Politica sulla conservazione dei documenti e delle informazioni.

8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 3A) è obbligatorio, in quanto requisito necessario per aderire all’associazione. In loro assenza, non è possibile aderire all’associazione, né fruire dei suoi servizi. L’indicazione di nome, data di nascita e recapiti (indirizzo, telefono ed e-mail) è necessaria per la gestione del rapporto associativo e per l’adempimento degli obblighi di legge. Il conferimento degli altri dati è facoltativo Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 3B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dal Titolare. Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui all’art. 3A).

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può, in qualsiasi momento, decidere quali dati (non obbligatori) lasciare nella disponibilità dell’Associazione e quali informazioni ricevere.

L’associato ha diritto, a titolo gratuito, di richiedere:

• l’accesso ai propri dati personali e la ricezione di una copia;
• la rettifica;
• la cancellazione;
• la limitazione del trattamento;
• l’opposizione al trattamento;
• la portabilità dei dati.

10. Esercizio dei diritti. Revoca del consenso al trattamento e reclamo:

L’interessato ha facoltà di :

• revocare il consenso precedentemente prestato;
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali secondo le procedure indicate sul sito web: garanteprivacy.it.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati, nei confronti del Titolare, contattando l’Associazione EPTAS ai riferimenti indicati nel precedente articolo 1, tramite raccomandata A.R. o inviando una email all’indirizzo ivi indicato. Il titolare provvederà a prendere carico della Sua richiesta e a fornirle, senza giustificato ritardo, e, comunque al più tardi entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni relative all’azione intrapresa riguarda alla Sua richiesta. L’esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi dell’art. 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitarle un contribuito spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la Sua richiesta, o negare la soddisfazione della sua richiesta.

La informiamo, infine, che il Titolare potrà richiedere attraverso specifiche domande, ulteriori informazioni necessarie a confermare l’identità dell’interessato, prima di fornire e/o modificare qualsiasi informazione.

11. Modifiche ed aggiornamenti

La presente informativa è valida dalla data indicata in calce alla presente. EPTAS potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative del Regolamento Privacy. Le modifiche saranno notificate ad il testo dell’informativa, sarà visionabile su richiesta dell’interessato.

Per domande sulla presente Informativa sulla privacy, sull’elaborazione dei dati personali da parte di EPTAS o se si intende esercitare i propri diritti, utilizzare il seguente indirizzo di posta elettronica: info@eptas.it.